一.儀器設(shè)備檔案需要放什么內(nèi)容？

　　儀器設(shè)備檔案的記錄應(yīng)至少包括以下八個(gè)方面:(1)識(shí)別設(shè)備及其軟件；(2)制造商名稱.型號(hào).出廠編號(hào)；(3)檢查設(shè)備是否符合規(guī)范；(4)儀器設(shè)備的存放位置；(5)制造商的說明書，或指明其存放地點(diǎn)；(6)所有定/校準(zhǔn).檢查報(bào)告和證書；(7)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃和維護(hù)記錄；(8)設(shè)備的任何損壞.故障.改裝或修理。

　　儀器設(shè)備檔案管理是動(dòng)態(tài)的.連續(xù)的過程。儀器設(shè)備檔案包括采購儀器設(shè)備.驗(yàn)收.使用.維護(hù).維護(hù)和其他環(huán)節(jié)形成的文件和材料可以準(zhǔn)確地.從采購到報(bào)廢整個(gè)過程的完整狀態(tài)信息。

　　二.儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題

　　1.檔案管理制度不完善

　　一些檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室沒有根據(jù)自身情況建立有效的儀器設(shè)備檔案管理制度，明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)，缺乏有效的檔案管理和監(jiān)督機(jī)制。

　　2.檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

　　儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，主要體現(xiàn)在一些檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室。雖然制定了相應(yīng)的檔案管理程序，但由于對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，相關(guān)制度無效，儀器設(shè)備檔案工作落實(shí)不到位。

　　3.檔案管理人員隊(duì)伍薄弱

　　目前，一些實(shí)驗(yàn)室的儀器使用部門沒有設(shè)置儀器設(shè)備檔案管理員。雖然一些實(shí)驗(yàn)室在儀器使用部門設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí).不清楚如何管理設(shè)備檔案，不能正確.及時(shí)地收集.對(duì)儀器設(shè)備檔案資料進(jìn)行整理歸檔。此外，實(shí)驗(yàn)人員流動(dòng)變化較大，有時(shí)會(huì)因交接不到位而導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)。

　　4.檔案利用率低

　　目前，儀器設(shè)備檔案的一大問題是檔案資料收集不完整。通常，檔案資料只收集儀器設(shè)備的招標(biāo)、采購和驗(yàn)收相關(guān)資料，然后在使用過程中形成驗(yàn)證/校準(zhǔn)/驗(yàn)證.期間核查.維護(hù).維修.甚至改變材料收集不完整或者沒有收入的檔案。

　　另外，由于大多數(shù)檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案管理，仍處于紙質(zhì)材料階段，檔案查詢不方便。

　　三.解決儀器檔案管理問題的對(duì)策

　　檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可以針對(duì)儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題，采取以下對(duì)策：

　　1.完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

　　檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)根據(jù)自身情況，建立有效的儀器設(shè)備檔案管理體系，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理。例如，制定嚴(yán)格的檔案管理操作程序，規(guī)范儀器設(shè)備檔案資料的收集.立卷歸檔.利用.銷毀等工作流程，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容.歸檔時(shí)間.環(huán)境設(shè)施對(duì)檔案存放場(chǎng)所的要求.儀器設(shè)備使用和管理部門的任務(wù)分工.儀器設(shè)備檔案管理員的崗位職責(zé)等。此外，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)制定監(jiān)督評(píng)估機(jī)制，對(duì)儀器設(shè)備檔案的管理進(jìn)行檢查和監(jiān)督。

　　2.提高對(duì)儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)

　　首先，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)需要帶頭提高對(duì)儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)，了解儀器設(shè)備檔案管理在實(shí)驗(yàn)室管理中的重要作用。其次，實(shí)驗(yàn)室可以通過培訓(xùn).通過發(fā)布宣傳材料等方式，有針對(duì)性地宣傳設(shè)備檔案管理的檔案意義和系統(tǒng)文件，普及儀器設(shè)備檔案管理知識(shí)，提高員工對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的認(rèn)識(shí)。

　　3.加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

　　從招標(biāo)采購到報(bào)廢，儀器設(shè)備的周期很長(zhǎng)，涉及多個(gè)部門.人員，因此，要做好儀器設(shè)備的檔案管理，需要相關(guān)部門的共同努力才能完成。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室可設(shè)立儀器設(shè)備檔案管理團(tuán)隊(duì)，由儀器設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人和儀器使用部門協(xié)助。利用儀器設(shè)備檔案管理中不同部門的分工，有機(jī)地協(xié)調(diào)儀器設(shè)備檔案的建立和整個(gè)銷毀過程的收集.實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理。

　　定期組織人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，加強(qiáng)人員設(shè)備檔案管理能力，深化各部門設(shè)備檔案管理員對(duì)其崗位職責(zé)的理解，如設(shè)備管理部門檔案管理員，應(yīng)積極聯(lián)系設(shè)備使用部門檔案管理員，及時(shí)收集和歸檔設(shè)備安裝、調(diào)試和使用一系列記錄。

　　組織者應(yīng)制定適當(dāng)?shù)膷徫患?lì)政策，提高儀器設(shè)備檔案管理員的積極性。

　　4.建立動(dòng)態(tài)儀器設(shè)備臺(tái)賬

　　儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是有效利用檔案。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室需要建立可實(shí)時(shí)更新的儀器設(shè)備臺(tái)賬，特別是電子臺(tái)賬，方便用戶查閱和統(tǒng)計(jì)儀器相關(guān)信息。賬戶信息包括儀器設(shè)備的名稱.型號(hào).生產(chǎn)廠家.出廠編號(hào).使用部門.購置日期.固定資產(chǎn)編號(hào).采購價(jià)格.驗(yàn)證/校準(zhǔn)/驗(yàn)證.期間核查.儀器運(yùn)行狀態(tài).是否已報(bào)廢.檔案借閱等信息可隨時(shí)處理，包括固定資產(chǎn)總價(jià)值的定期統(tǒng)計(jì).報(bào)廢設(shè)備統(tǒng)計(jì)表等。

　　5.嚴(yán)格的檔案借閱制度

　　為確保儀器設(shè)備檔案的完整性，應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借用.歸還.交接驗(yàn)收系統(tǒng)，以避免其損失。隨機(jī)技術(shù)文件，如經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊(cè)，在辦理歸檔手續(xù)后，可以將相關(guān)材料復(fù)制到使用部門：如果難以復(fù)印，可以在使用部門辦理檔案借閱登記后，將相關(guān)材料長(zhǎng)期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

　　6.推進(jìn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理

　　計(jì)算機(jī)技術(shù).隨著通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在滿足實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)對(duì)儀器設(shè)備檔案管理要求的前提下，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室應(yīng)充分利用現(xiàn)代技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改造，利用電子技術(shù)開發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫，包括儀器設(shè)備分類帳.維護(hù)計(jì)劃.維護(hù)記錄.使用記錄.完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化.網(wǎng)絡(luò)化，從而提高檔案的利用率，滿足用戶快速查詢各種設(shè)備儀器檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際需要。

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